Inscripciones

Dominamos los procesos de inscripciones en línea, implementando fases y esquemas personalizados
para el registro de todas las personas que harán parte de los juegos.

Principales Comisiones de trabajo de los juegos beneficiadas con este servicio:

Comisión Técnica

Características de Hércules™

Formularios con campos parametrizables

El proceso de inscripción es totalmente configurable en campos de información, permitiendo al comité organizador solicitar cualquier dato en formato numérico, texto, lista, fecha, desplegable o adjuntar documentos.

Reglas configurables

Todas las definiciones descritas en los reglamentos de los juegos, son fácilmente estructuradas en Hércules™ para controlar fechas de inscripción, cupos, rangos de edades de participantes o resultados de eventos clasificatorios a los juegos.

Inscripciones para Delegaciones

Hércules™ proporciona todas las fases de inscripción requeridas en los eventos del ciclo olímpico.

Iniciando con la inscripción de deportes y modalidades en donde las delegaciones definen en que deportes participarán, continuando con la inscripción numérica en donde se indica el número de atletas que se llevarán en cada deporte, siguiendo con la inscripción de lista larga en donde se registran todos los atletas que tienen posibilidades de participar en el evento y concluyendo con la inscripción nominal en donde cada delegación define los atletas con los que va a participar en los juegos.

Todas las fases de inscripción incluyen las restricciones necesarias para hacer cumplir el reglamento de los juegos.

Inscripciones para Voluntariado

Hércules™ facilita el auto – registro de personas interesadas en hacer parte de los juegos en el rol de voluntario. Todos los interesados diligencian un formulario con campos personalizables, definido por la organización. Posteriormente, la organización continua con el manejo del voluntariado por medio del sistema mediante las fases de aprobación, entrevistas, capacitación, programación de turnos, asignación de dotación al voluntario y control de asistencia.

Inscripciones de Prensa

Hércules™ permite que los medios de prensa se registren y soliciten cupos de inscripción. Posteriormente el comité organizador aprueba, modifica o rechaza los cupos solicitados. En ese momento, cada medio de prensa puede registrar al personal que cubrirá el evento en los roles de periodista, fotógrafo o camarógrafo.

Inscripciones de Comité Organizador

La inscripción de comité organizador puede ser realizada por cada una de las comisiones de trabajo mediante un nombre de usuario y contraseña proporcionados por Deporte Virtual.

Inscripciones de Patrocinadores

A cada patrocinador le asignamos datos de acceso al sistema y cupos restringidos para que registre el personal que lo representará en el evento.

Inscripción de Proveedores

Cada proveedor recibe un nombre de usuario y contraseña, con cupos restringidos conforme al criterio del comité organizador.

Inscripción de Jueces

Cada organización responsable de la ejecución de los torneos recibe los datos de acceso al sistema para registrar el director de campeonato, jueces, auxiliares de jueces.

Aprobaciones o Rechazos

La dirección técnica del evento, puede ingresar al sistema y aprobar o rechazar las inscripciones de cada uno de los grupos de participantes al evento. Cuando un participante es rechazado, Hércules™ permite escribir el motivo de rechazo y notificar en forma automática al responsable de la delegación. Una vez que cada participante se encuentre aprobado, estará listo para ser acreditado en los juegos.

Todos los procesos son llevados en línea, sin necesidad de importar archivos de Excel
o requerir softwares adicionales.

Servicios proporcionados por Deporte Virtual®

Configuración del proceso de inscripción

Los mega eventos deportivos exigen el cumplimiento de un promedio de 150 reglas que deben ser tenidas en cuenta para registrar la participación de atletas o personal de apoyo. Deporte Virtual® se encarga de realizar estas configuraciones, probar cada caso y entregar el sistema certificado para que el proceso se cumpla de forma totalmente estricta.

Soporte Técnico a grupos de inscripción

Deporte Virtual® pone a disposición de la organización de los juegos y las delegaciones, un completo servicio de soporte técnico, respaldado en un sistema de tickets electrónicos, que permite realizar el seguimiento detallado del proceso de soporte. El servicio se presta de lunes a viernes de 8:00 am a 5:00 pm.

El servicio de soporte técnico está disponible en español, desde el inicio del proceso de inscripciones, hasta la finalización del evento.

Creación de manuales personalizados

Deporte Virtual® suministra el servicio de creación de manuales personalizados para la realización del proceso de inscripciones. Los manuales son entregados en formato PDF en español e inglés.

Reportes de Inscripción

El Sistema de Gestión Deportiva Hércules™, cuenta con todos los reportes de inscripción necesarios para todas las áreas de los juegos. Estos reportes pueden ser consultados en tiempo real desde cualquier dispositivo con conexión a internet. Deporte Virtual® capacita a los responsables por parte del comité organizador en la generación, consulta o personalización de estos reportes y de igual forma provee el servicio de envió de reportes personalizados.

Apoyo en pre-drm

Las PRE-DRM (Delegation Registration Meeting), son reuniones con cada una de las delegaciones para revisar en detalle todas las inscripciones. Estas reuniones se llevan a cabo cuando finaliza la fase de “inscripción nominal”. Deporte Virtual® contempla el apoyo a estas reuniones de forma virtual mediante herramientas como Skype o Google Hangouts.

Apoyo en DRM

Las DRM (Delegation Registration Meeting) son reuniones con cada una de las delegaciones en donde se revisa al detalle la documentación de cada participante y la inscripción a pruebas o a roles disponibles en el evento. Es normal que se deban realizar ajustes de último momento que implican hacer cambios de inscripción en forma ágil en el sistema para que la información continúe siendo confiable.

Deporte Virtual® realiza el acompañamiento personalizado en cada DRM, suministrando personal con gran experiencia en este tipo de reuniones garantizando que los cambios autorizados por la dirección técnica del evento, sean realizados de forma segura, confiable y en el menor tiempo posible.