Organice su oferta
Programas, servicios, sedes y reglas de participación.
Hércules™ · Licenciamiento SaaS institucional
De la venta al servicio.
Todo el recorrido en Hércules™.
Gestione la oferta, la compra y la prestación de servicios con información para decidir. Licencie Hércules™ a largo plazo con los módulos que necesita su institución; acuerde la implementación y las integraciones con Deporte Virtual®.
Hércules™ para su institución
Un sistema.
Su forma de gestionar el deporte.
Conozca cómo se combinan las divisiones de Hércules™ en la operación de cada tipo de institución.
Cajas de compensación
Oferta deportiva, afiliados y servicios en sus sedes.
Clubes sociales
Escuelas, torneos y reservas de escenarios en un entorno privado.
Institutos deportivos
Programas, escenarios y organizaciones de su territorio.
Universidades
Bienestar, gimnasios y competencias universitarias.
Ministerios del deporte
Registros, programas deportivos y gestión nacional.
Así comienza una inscripción en Hércules™.
La selección de deporte es el primer paso. Después se eligen el tipo de prueba, la rama y la prueba antes de completar la inscripción.
Para revisar su operación, elija los procesos que necesita conectar: inscripciones, prestación o seguimiento. La demostración se enfoca en los módulos y reglas de su organización.
Conecte cada etapa de su servicio.
Personas, servicios y recursos relacionados a lo largo de su operación.
Inscriba y venda
Participantes, carrito y pago en línea para los servicios que comercializa.
Coordine la prestación
Grupos, espacios, entrenadores y actividades.
Consulte y decida
Participación, asistencia y reportes configurados.
Esquema conceptual de procesos. El alcance se define según los módulos y la configuración contratados.
Tienda e-commerce de Hércules™
La venta es el comienzo.
El servicio continúa.
Relacione lo que una persona compra con su participación en los cursos, planes y actividades de su organización.
Oferta
Encuentre el servicio por sede, edad, nivel y horario.
Un curso de natación
Compra
Seleccione participantes y pague con las tarifas y beneficios configurados.
Inscripción y pago del participante
Prestación
Coordine el grupo, el entrenador y el espacio para realizar la actividad.
Clases del ciclo y grupo inscritos
Seguimiento
Consulte asistencia y reportes; atienda cambios según las reglas del servicio.
Asistencia y continuidad del participante
El recorrido depende de los módulos y reglas contratados. Los pagos requieren cuenta y configuración con el proveedor. Las conexiones con afiliación, ERP o facturación se evalúan por proyecto; registrar una devolución en Hércules™ no implica un reembolso automático en la pasarela.
Experiencia con cajas de compensación
Hércules™ está en las principales cajas de compensación de Colombia.
Hemos implementado Hércules™ para la gestión del deporte y la recreación: escuelas, gimnasios, escenarios, torneos y pasadías. Conectamos la tienda de servicios y la venta empresarial con la programación, la atención y los reportes, según el alcance de cada caja.
- Compensar
- Colsubsidio
- Cafam
- Comfenalco Antioquia
- Comfenalco Valle
Gimnasios con Hércules™
Una red de gimnasios.
Reglas para cada sede.
Gestione planes con beneficios en distintos centros, reservas y asistencia. Configure cupos, horarios y permisos para los equipos que operan cada sede.
Presente sus sedes y venda planes y servicios desde un portal con su marca. Explore un ejemplo de red de 10 gimnasios o más y su conexión con la atención al afiliado y los reportes por centro.
Escuelas y academias deportivas
Una oferta amplia.
El seguimiento de cada grupo.
Organice ciclos, niveles y sedes. Conecte el catálogo de cursos con la inscripción, la asignación de docentes, la asistencia y la evaluación.
Escenarios y reservas
Organice los espacios de cada actividad.
Consulte disponibilidad, programe reservas y controle cruces entre escenarios, zonas y subzonas.
Los procesos que mueven
su organización.
Seleccione las capacidades que responden a su forma de trabajar.
Inscripciones y participantes
Organice formularios, requisitos, cupos y aprobaciones según las reglas de cada programa.
Escuelas y formación deportiva
Gestione ciclos, grupos, entrenadores y asistencia para dar seguimiento a sus actividades.
Gimnasios y centros de entrenamiento
Ofrezca planes por tiempo o por usos, tiqueteras y turnos de práctica libre con reglas configurables.
Escenarios y recursos
Consulte disponibilidad y organice la asignación interna de espacios y personal.
Competencias y resultados
Estructure torneos, programación, resultados y tablas según los formatos configurados.
Información para gestionar
Relacione información comercial, ocupación y asistencia para revisar su oferta de servicios.
Capacidades para conectar
su oferta con la operación.
Estándar describe una capacidad del producto; su habilitación y alcance se acuerdan en el licenciamiento.
Planes de afiliación
Defina acceso por tiempo o sesiones, vigencia, sedes y franjas de uso. Configure beneficios y condiciones de aplazamiento; el participante consulta sus planes desde el portal.
Los módulos, centros y reglas se preparan para cada organización.
Tiqueteras y práctica libre
Ofrezca paquetes de usos con saldo y vigencia. Relacione su consumo con reservas y asistencia, y permita gestionar turnos dentro de los plazos definidos.
La tiquetera no sustituye la reserva. La práctica libre requiere centros y horarios configurados.
Programación de personal
Organice docentes y personal de apoyo por perfiles, disponibilidad y turnos. Configure restricciones de programación, gestione excepciones y registre novedades.
Las reglas, campos y notificaciones específicos de su organización se evalúan durante la implementación.
Venta empresarial
Prepare cotizaciones con servicios, materiales y espacios. Presente la propuesta para aprobación o ajustes y lleve lo vendido a órdenes de operación.
El módulo requiere configuración. Las conexiones con facturación, recaudo y proveedores se acuerdan por proyecto.
Planes y tiqueteras · Capacidades estándar configurables
De la compra al turno.
Del turno a la participación.
Plan por vigenciaAcceso durante un periodo, con los beneficios y límites definidos.
Tiquetera por usosUn saldo de sesiones, con vigencia y condiciones de utilización.
Comprar
Elija un plan o una tiquetera
La compra habilita los beneficios, la vigencia o los usos definidos para el servicio.
Reservar
Seleccione su turno
El participante elige un horario disponible. Se aplican las reglas del centro y las condiciones de su plan o tiquetera.
Asistir
Registre la participación
La asistencia queda vinculada al servicio. En las tiqueteras, los usos se gestionan según las reservas y las reglas configuradas.
Recorrido conceptual para servicios que requieren turno. La compra no sustituye la reserva ni acredita asistencia. Los horarios, límites, cancelaciones y devolución de usos se configuran por servicio. La activación y el alcance se acuerdan en el licenciamiento.
Programación de personal · Capacidades estándar configurables
El equipo disponible.
El servicio organizado.
Conecte la disponibilidad de sus colaboradores con los turnos y las actividades que necesita atender.
Disponibilidad
Sepa quién puede atender
Registre cuándo está disponible cada colaborador y cuándo no. Consulte su calendario dentro de los permisos asignados.
El entrenador tiene disponibilidad para la tarde.
Asignación de turnos
Relacione personas y servicios
Asigne colaboradores a turnos o sesiones según perfiles vigentes y restricciones configuradas. Revise alertas y excepciones.
Se asigna al grupo y horario de natación.
Prestación del servicio
Coordine la jornada
Consulte quién está asignado a cada sesión. Gestione reemplazos y registre novedades para dar continuidad a la atención.
El equipo atiende la clase y registra las novedades que correspondan.
Ejemplo ilustrativo de una clase de natación, sin datos reales. La asignación no acredita que el servicio se haya prestado. Los perfiles, las reglas de carga y disponibilidad, los permisos y las aprobaciones se configuran por organización; las reglas y notificaciones específicas se evalúan durante la implementación.
Prenómina · Motor estándar con reglas configurables
De las horas programadas
a la información revisada.
No reemplaza la nómina legal. Hércules™ prepara horas y valores por concepto para el proceso de pago de su organización.
Turnos y horas
Parta de la programación
Reúna los turnos programados y las horas que alimentan el corte, según las reglas de cada cargo.
Cálculo por corte
Organice horas y conceptos
Defina el periodo y calcule horas, ajustes y valores por concepto con las tarifas y reglas configuradas.
Revisión y aprobación
Valide antes de cerrar
Revise el detalle, atienda alertas y apruebe los conceptos. El corte pasa a definitivo al resolver las condiciones de cierre.
Después de la aprobación
Exporte la información del corte. La conexión con el sistema de pago del cliente se define como un proyecto de integración.
El alcance depende de los módulos contratados. Conceptos, tarifas, reglas de cálculo, permisos y aprobaciones se configuran por organización. La programación de un turno no acredita por sí sola su ejecución ni un pago realizado.
Venta empresarial · Módulo opcional
Lo cotizado se convierte
en trabajo organizado.
Un recorrido para conectar al equipo comercial, al cliente y a quienes prestan el servicio.
Cotizar
Defina la propuesta
Reúna servicios, materiales, espacios, fechas y precios en una cotización.
Una jornada deportiva para una empresa
Aprobar
Revise con el cliente
La empresa revisa la propuesta y puede aprobarla, solicitar cambios o rechazarla.
Alcance revisado con el cliente
Organizar
Prepare la operación
Al enviar la cotización a operar, genere órdenes y asigne responsables según el flujo configurado.
Servicios organizados por sede y fecha
Prestar
Siga la ejecución
El equipo consulta las órdenes y actualiza su avance hasta el cierre de la operación.
Jornada ejecutada y órdenes finalizadas
Ejemplo ilustrativo de una jornada empresarial; no corresponde a un proyecto ejecutado. La activación, las garantías de pago, las aprobaciones y las integraciones se definen en la implementación. Aprobar la propuesta no implica iniciar automáticamente el servicio.
¿Qué otras capacidades acompañan estos procesos?
Las escuelas cuentan con planeación, evaluación y certificación de niveles según el método configurado. La prenómina permite revisar horas y conceptos con reglas propias; no liquida la nómina legal y su conexión al sistema de pago se define por proyecto.
La reinscripción sugerida al siguiente nivel es opcional: requiere activar tareas y configurar el ciclo. La inscripción procede cuando las reglas aplicables dejan el total en cero; no implica un cobro automático general.
Pasadías y recreación
De comprar el pasadía
a disfrutar la jornada.
Conecte el plan de un día con la identificación de cada participante y el seguimiento de la asistencia.
Compra
Un plan para la jornada
El participante compra un plan de un día. La verificación de cupos por zona y la reserva se aplican según la configuración.
Acceso
Identificación vinculada al plan
El equipo consulta la compra, verifica la vigencia para ese día y asocia el serial de la manilla al participante y su plan.
Asistencia
Participación registrada
Registre la entrada y consulte las asistencias, los usuarios por plan y las manillas activadas en el cuadro de control diario.
Recorrido conceptual: una compra o una manilla activada no acreditan por sí solas la asistencia; esta requiere registrar la entrada.
Capacidades estándar
Planes de un día, activación de manillas, registro de acceso y cuadro de control diario, según los módulos habilitados.
Configuración requerida
Vigencia, cupos y reservas, credencial del plan, seriales de manilla, permisos y reglas del servicio. El seguimiento de alimentación se habilita cuando corresponde.
Alcance específico
Transporte de pasadías, reglas de demanda alta o baja, descuentos por zona y reportes particulares se evalúan por proyecto; pueden requerir desarrollo.
Novedades de la operación
Registre lo que ocurre.
Dé seguimiento hasta el cierre.
Reúna las novedades de personal, cursos, escenarios y participantes para consultar qué ocurrió, qué respuesta se dio y qué queda pendiente.
Registrar la novedad
Clasifique por área, subárea y tipo. Registre la observación, la acción y la respuesta inmediata según los campos configurados.
Dar seguimiento
Consulte el estado y añada respuestas y soportes al seguimiento. Mantenga la información disponible para los responsables de la operación.
Cerrar y consultar
Lleve el estado hasta terminado y consulte el seguimiento en reportes PDF o Excel para revisar la atención de las novedades.
Información para coordinar al equipo
Las novedades pueden alimentar la disponibilidad, la cancelación de turnos y los criterios de prioridad de programación, según las reglas configuradas. Revise cómo deben relacionarse estos procesos en su organización.
Una base para revisar la atención
Consulte observaciones, acciones, respuestas y soportes antes de decidir el siguiente paso. Los reportes permiten compartir el seguimiento registrado con las áreas responsables.
¿Qué se configura y qué requiere un desarrollo específico?
El registro, el seguimiento y los reportes forman parte de la capacidad estándar. Podemos adaptar campos y reglas a su operación. Los campos adicionales o flujos específicos se revisan durante la implementación para definir si se resuelven mediante configuración o requieren desarrollo a medida.
Reportes para decidir
Conozca qué se compra.
Entienda qué se utiliza.
Revise la información comercial junto con la ocupación y la asistencia para planear el siguiente ciclo de servicios.
¿Conviene ofrecer otro grupo de natación?
Así pueden leerse juntos los reportes antes de ampliar la oferta.
Ventas
Interés en natación
Las compras se concentran en el curso de natación de la tarde.
Revisar la demandaOcupación
Pocos cupos libres
El grupo tiene pocos cupos disponibles según las inscripciones.
Evaluar otro grupoAsistencia
Participación sostenida
Los registros muestran que los inscritos asisten con regularidad.
Valorar la continuidadDecisión a evaluar
Abrir un grupo adicional.
Contraste estas señales y confirme disponibilidad de piscina, entrenador y viabilidad económica antes de decidir.
Si hay compras pero baja asistencia, primero investigue las ausencias y revise horarios o condiciones. La lectura conjunta orienta la decisión; Hércules™ no la toma automáticamente.
Ventas y compras
Consulte servicios adquiridos, cotizaciones y estados de pago mediante los reportes configurados para su organización.
Decida qué oferta revisar. Identifique qué servicios concentran compras y cuáles necesitan revisar su propuesta, horario o difusión.
Ocupación de cursos
Analice inscritos, cupos y ocupación estimada y real por grupo, con filtros por ciclo, sede, deporte y horario. Aplica a escuelas con ciclos y grupos de reserva.
Ajuste cupos y grupos. Use esa información para evaluar la apertura de grupos y la distribución de cupos en el próximo ciclo.
Uso de escenarios
Consulte horas reservadas, de servicio y de mantenimiento, además de porcentajes de uso y disponibilidad por sede, escenario o zona.
Revise la programación. Identifique franjas disponibles y valore cómo distribuir actividades y espacios. Este informe se basa en reservas, no en asistencia real.
Asistencia registrada
Consulte la participación registrada en las actividades y los reportes habilitados para su operación.
Dé seguimiento a la continuidad. Contraste inscripciones y asistencia para identificar diferencias y orientar el seguimiento de los participantes.
Los reportes y las exportaciones disponibles dependen de los módulos, permisos y configuración. Los formatos comerciales específicos pueden requerir desarrollo. Las cifras de compra, reserva y asistencia representan momentos distintos del servicio; deben interpretarse según su alcance.
Experiencia institucional
Conozca el alcance
de cada implementación.
En universidades, Hércules™ acompaña procesos de bienestar, gimnasios y competencias con alcances distintos. En Indeportes Antioquia conecta programas, eventos y el registro de la comunidad deportiva.
Acreditaciones con Hércules™
Relacione cada participante
con su credencial y sus permisos.
Configure diseños por rol, deporte o categoría. Prepare credenciales para impresión, registre entregas y consulte las pendientes por sede.
Estándar · Requiere configuración y módulos habilitadosDel sistema al proyecto de acreditaciones.
Su equipo puede operar Hércules™ con la configuración acordada. Si necesita materiales, producción o atención en centros, Deporte Virtual® define esos servicios dentro de un proyecto de Mega Eventos Deportivos.
El suministro de equipos y la operación de centros se contratan con alcance propio; no forman parte automática de la licencia.
Separe licencia, implementación
y servicios.
La licencia SaaS habilita los módulos acordados para la gestión continua de su institución. La propuesta detalla aparte la configuración y formación, las integraciones y los servicios operativos que contrate.
Revisamos sus procesos
Con su equipo delimitamos módulos, reglas, responsables e integraciones para la propuesta.
Configuramos y conectamos
Preparamos los procesos contratados y revisamos su configuración con los responsables de la institución.
Formamos y acompañamos
Su equipo aprende a operar los procesos acordados y se define el seguimiento de la puesta en marcha.
Qué preparar para la primera conversación
Puede compartir la información que ya tenga disponible:
- Los servicios, sedes y procesos que quiere gestionar.
- Quién administra la oferta, quién presta el servicio y quién consulta la información.
- Los sistemas de afiliación, pagos, facturación u otros que necesita conectar.
La conversación permite delimitar los módulos de la licencia, la implementación y las integraciones que debe contemplar la propuesta.
Antes de empezar.
¿Todos los módulos están incluidos?
La propuesta identifica los módulos de la licencia y sus condiciones de uso. Estándar describe una capacidad del producto, no su inclusión en todas las licencias. Las opciones, configuraciones y desarrollos específicos se detallan por separado.
¿Se integra con nuestros sistemas?
Evaluamos interfaces, fuentes de datos y responsabilidades para definir un proyecto de integración. Los conectores se revisan para cada organización.
¿Nuestro equipo puede operar Hércules™?
Sí. La implementación puede contemplar configuración y capacitación para que su equipo opere los procesos acordados. También puede contratar servicios de Deporte Virtual® con alcance definido.
¿Cómo empezamos una relación de largo plazo?
Partimos de una demostración enfocada en sus procesos. Con su equipo revisamos módulos, integraciones y responsables para preparar una propuesta de licenciamiento e implementación. Los compromisos de soporte y evolución se acuerdan expresamente.
El siguiente paso
Vea Hércules™ con los procesos de su institución.
Indique qué servicios gestiona y qué sistemas necesita conectar. En la demostración podremos revisar los módulos y preparar el alcance de licenciamiento e implementación.
Qué revisaremos juntos
- Los procesos que necesita conectar.
- Los módulos de Hércules™ que quiere conocer.
- Configuración, integraciones y puesta en marcha.
También puede escribirnoscontacto@deportevirtual.com